申报范围


在我国境内(不含港澳台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议,均需报省外办审批。


只有中方和外方参加不属于国际会议,应为双边会议,也需向国际交流合作处(以下简称“国际处”)申报。

 

线上举办(承办)国际会议须按线下模式向国际处申报。

 

举办要求

1. 根据有关文件精神,在华举办国际会议实行上报审批制度,学校和单位不得自行审批国际会议。如校内单位举办或承办国际会议,请在办会前至国际处备案。

2. 不得为提高会议规格,随意使用“高峰论坛”、“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”、“第一届”等称谓。从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。

3. 会议时间,包括报到和离会,应在5 天之内。

4. 原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使(领)馆人员参加在华举办的国际会议。

5. 会期和会议地点应避免与国家举办的重大国际性活动冲突。

 

会议类别


· 重大国际会议

重大国际会议须由省外办向上级申报。

1.联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议;

2.联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议;

3.事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议;

4.外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议,以及外宾人数在300人或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议;

5.外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议;

6.邀请党和国家领导人出席的国际会议。


· 一般性国际会议

1. 外宾人数在100人以下或会议总人数400人以下的一般性国际会议;

2. 外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议;

· 小型自然科学技术类国际会议:不涉及敏感政治问题,外宾人数30人以下的自然科学技术类国际会议。

 

举办流程


1. 校内会议审议程序

校内各单位举办国际会议,先按《汕头大学会议管理办法》报所在单位、经费主管单位、校领导审议,经费额度达到需校长办公会审议的,应先获得校长办公会审议通过。然后会议材料提交国际交流合作处办理后续事宜。

2. 上报流程

(1)各单位应精心准备会议报批材料,在会前3个半月提交至国际处;

(2)国际处办理致省外办公文;

(3)国际处跟进省外办审批进程。

3. 会议筹备

(1)经省外办批准同意申办或举办的国际会议,有关单位在对外申办或举办过程中不得做出超出授权范围的承诺或承担额外的义务,不得随意改变会议性质、规模、安排调研等。

(2)校内主办单位收到会议批复后,由主办单位负责落实会场及会议所需设施等,确保会议顺利召开。

(3)如需为参会外籍代表发放访问签证邀请函,建议会议负责人在会议召开前至少一个月向国际处提交申请。

(4)在会议的筹备及举办过程中,会议主办单位和学术负责人必须严格把关,防止出现”两个中国”和”一中一台”等敏感问题。

4. 会议总结

(1)会议负责人须在会议结束后1个月内,将会议的学术总结、重要照片3-5张、论文集(如有)等材料提交到国际处。

(2)会议照片可包括开幕式,会议代表合影,会场全景,会议发言人,会议重要活动,主席台,闭幕式等,须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

(3)总结报告由会议学术负责人组织撰写,国际处将对总结内容是否丰富、翔实和完整进行审核。